從紙質(zhì)文件到數(shù)字流程的轉(zhuǎn)變不僅可以幫助地方政府在非典新冠肺炎大流行危機(jī)中降低資源和勞動(dòng)力成本，還可以使服務(wù)在未來(lái)更容易獲得。

長(zhǎng)期以來(lái)，私營(yíng)部門已經(jīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字規(guī)劃對(duì)生存至關(guān)重要。在所有企業(yè)中，89%的企業(yè)采用了數(shù)字優(yōu)先業(yè)務(wù)戰(zhàn)略或計(jì)劃這樣做，而55%沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)型的企業(yè)認(rèn)為不到一年就失去了市場(chǎng)份額。

這些努力得到了回報(bào):Adobe的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，優(yōu)先考慮數(shù)字計(jì)劃的公司實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的可能性比同行高64%。

業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃對(duì)公共和私營(yíng)部門同樣重要。今天這是SARS-CoV-2中的大流行；明天可能是颶風(fēng)或火災(zāi)。這些連續(xù)性計(jì)劃的核心是數(shù)字戰(zhàn)略。然而，不幸的是，許多政府服務(wù)在數(shù)字化方面落后于私營(yíng)部門。

我與政府合作了超過(guò)25年來(lái)制定這些數(shù)字戰(zhàn)略，我看到采取重要數(shù)字措施的政府發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的危機(jī)比尚未采取的行動(dòng)更容易解決。例如，數(shù)字化地區(qū)的房主希望利用低再融資率，并可以將合同轉(zhuǎn)移到他們家中的財(cái)產(chǎn)上。

但這不僅是一個(gè)促進(jìn)或改善公共事業(yè)的問(wèn)題，也是一個(gè)使危機(jī)更容易管理的問(wèn)題。這些落后的政府現(xiàn)在應(yīng)該考慮如何繼續(xù)為居民提供必要的遠(yuǎn)程服務(wù)或減少人員數(shù)量以應(yīng)對(duì)未來(lái)的危機(jī)。

這意味著使用一個(gè)系統(tǒng)為公民提供低成本的數(shù)字獲取文件的途徑，從而取代去政府部門找紙質(zhì)文件的辛苦工作。這些措施可以保護(hù)重要記錄，提高政府工作人員的效率。它們產(chǎn)生收入是因?yàn)檎梢詫?duì)訪問(wèn)這些記錄收費(fèi)，而無(wú)需人工搜索記錄的人工成本。

地方政府有幾十年甚至幾百年的紙質(zhì)記錄，從土地記錄和法院記錄到出生證明和地圖。這些物理文件很難搜索，存儲(chǔ)成本也很高。跟蹤物理文件通常需要幾天時(shí)間。

將實(shí)物文件數(shù)字化并建立記錄管理系統(tǒng)后，信息收集變得更加簡(jiǎn)單。法官、律師和執(zhí)法人員可以登錄該系統(tǒng)，搜索和下載所需記錄的數(shù)字副本。市民可以在幾秒鐘內(nèi)在線或通過(guò)電話找到所需的文件，并可以提醒他們所記錄的潛在欺詐活動(dòng)。

一旦文件被掃描成數(shù)字格式(通常從當(dāng)前文件開(kāi)始并向后移動(dòng))，就可以在使用記錄管理、法院或陪審團(tuán)系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行搜索、管理和立即檢索。最終結(jié)果是為政府工作人員和公眾提供一個(gè)更快、更有效、更方便移動(dòng)設(shè)備的流程。

云托管存儲(chǔ)解決方案通常是最佳選擇。它們靈活，適合移動(dòng)設(shè)備，價(jià)格便宜，易于擴(kuò)展；通常，可以通過(guò)購(gòu)買新的物理服務(wù)器并以很低的成本在現(xiàn)場(chǎng)部署來(lái)增加計(jì)算和存儲(chǔ)容量。

數(shù)字化的地方政府部門也將提供有價(jià)值的歷史服務(wù)，在未來(lái)的很長(zhǎng)一段時(shí)間里，這將造福于他們的后代。例如，自1620年以來(lái)，馬薩諸塞州的普利茅斯已經(jīng)索引了100多萬(wàn)份文件和土地記錄，包括五月花號(hào)上起草的文件。他們還復(fù)制了普利茅斯登記處的原始手寫文件，都是用17世紀(jì)的草書寫的。為后代保存這些文件對(duì)于保存美國(guó)的歷史遺產(chǎn)非常重要。

最好是從現(xiàn)在開(kāi)始掃描每一個(gè)進(jìn)來(lái)的文件，開(kāi)始數(shù)字化的過(guò)程，然后根據(jù)可用的資金在時(shí)間上倒退，以10到20年為增量掃描文件。

在今天的數(shù)字世界中，我們很幸運(yùn)擁有保護(hù)我們國(guó)家記錄的技術(shù)，并使那些需要記錄的人能夠快速訪問(wèn)它們。未來(lái)，政府將通過(guò)簡(jiǎn)單、精簡(jiǎn)和用戶友好的工具為選民服務(wù)，從而消除公眾的繁文縟節(jié)污名，使雙方的體驗(yàn)更加輕松愉快。

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